Le cahier des charges: une étape cruciale

Un cahier des charges consiste à :

• réunir et à expliciter l'ensemble des éléments descriptifs du projet avant sa réalisation
• décrire les besoins fonctionnels et techniques de la solution que le commanditaire souhaite
• présenter le problème dans son ensemble
• préciser le champ du domaine étudié (marché, contexte du projet dans l'entreprise)
• identifier les contraintes et les conditions dans lesquelles le prestataire réalisera le site

C'est le lien de compréhension entre l'entreprise et le client. Il est écrit par la maîtrise d'ouvrage (MOA) pour la maîtrise d'œuvre (MOE), lorsque la charte de projet est validée. Il favorise le dialogue entre les différents partenaires, pour obtenir du prestataire la conception et la réalisation la plus efficiente qui soit. Il facilite aussi le choix des solutions techniques proposées par la suite, en définissant les critères qui les départageront, ainsi que les niveaux souhaités ou exigés pour ces critères.

Enfin, il s'agit d'un engagement contractuel entre les différentes parties.

Le cahier des charges contient toutes les informations recueillies jusqu'à la fin de la phase de conception (Étude détaillée).

Il détaille le produit en reprenant certains documents déjà conçus (synopsis, architecture, story-board) et précise les conditions de réalisation (budgets, équipe de réalisation et chronogramme).

Il doit anticiper et préparer la phase de réalisation et se construit autour de trois axes principaux : le contexte d'origine, le produit et les conditions de réalisation. Rédiger le cahier des charges consiste à réunir et expliciter l'ensemble des éléments descriptifs du projet avant la phase de réalisation. Cette dernière consistera ensuite pour l'essentiel à suivre le cahier des charges et à fabriquer ce qu'il détaille.

Des retours sur conception sont toujours possibles et se pratiquent fréquemment, mais l'ossature principale est figée avec l'architecture et le story-board : les modifications qui interviennent pendant la réalisation portent plutôt sur la chronologie de constitution des écrans, la taille et le contenu des éléments ; il est courant, par exemple, de remplacer une photo par une autre à cause d'une indisponibilité ou d'un problème de droits d'auteurs.

Une fois le cahier des charges rédigé et les financements trouvés, la phase de réalisation peut commencer. Le cahier des charges vit tout au long du projet. Imposer une lecture fastidieuse est le meilleur moyen pour que personne ne l'utilise. Sa rédaction doit favoriser les résumés, les listes à puces et les tableaux.

Exemple type de cahier des charges selon la norme NF X50-15

1. Présentation générale du problème

1.1 Projet

1.1.1 Finalités

1.1.2 Espérance de retour sur investissement

1.2 Contexte

1.2.1 Situation du projet par rapport aux autres projets de l'entreprise.

1.2.2 Etudes déjà effectuées

1.2.3 Etudes menées sur des sujets voisins

1.2.4 Suites prévues

1.2.5 Nature des prestations demandées

1.2.6 Parties concernées par le déroulement du projet et ses résultats (demandeurs, utilisateurs)

1.2.7 Caractère confidentiel s'il y a lieu.

1.3 Enoncé du besoin : finalités du produit pour le futur utilisateur

1.4 Environnement du produit recherché.

1.4.1 Listes exhaustives des éléments (personnes, équipements, matières...) et contraintes (environnement)

1.4.2 Caractéristiques pour chaque élément de l'environnement

2. Expression fonctionnelle du besoin

2.1 Fonctions de service et de contrainte.

2.1.1 Fonctions de service principales (qui sont la raison d'être du produit)

2.1.2 Fonctions de service complémentaires (qui améliorent, facilitent ou complètent le service rendu)

2.1.3 Contraintes (limitations à la liberté du concepteur-réalisateur)

2.2 Critères d'appréciation (ceux qui sont déterminants pour l'évaluation des réponses)

2.3 Niveaux des critères d'appréciation et ce qui les caractérise.

2.3.1 Niveaux dont l'obtention est imposée.

2.3.2 Niveaux souhaités mais révisables

3. Cadre de réponse

3.1 Pour chaque fonction.

3.1.1 Solution proposée.

3.1.2 Niveau atteint pour chaque critère d'appréciation de cette fonction et modalités de contrôle

3.1.3 Part du prix attribué à chaque fonction.

3.2 Pour l'ensemble du produit

3.2.1 Prix de la réalisation de la version de base.

3.2.2 Options et variantes proposées non retenues au cahier des charges

3.2.3 Mesures prises pour respecter les contraintes et leurs conséquences économiques

3.2.4 Outils d'installation, de maintenance ... à prévoir

3.2.5 Décomposition en modules, sous-ensembles

3.2.6 Prévisions de fiabilité.

3.2.7 Perspectives d'évolution technologique.